Katalogizace a akvizice
Contents
Úvod
Katalogizace - tvorba bibliografických záznamů
- zakládání nových záznamů
- má význam pouze u titulů, které nelze nalézt ve sdílené katalogizaci ( SK ČR atp)
- přejímání záznamů z jiných systémů
- Z39.50
- libovolný Z39.50 server kdekoliv na světě
- Jednotná informační brána - JIB (Z39.50)
- standardní profil v *.obecniknihovna.cz: SK ČR, MZK 01, SK ČR - seriály, SKAT - souborný katalog odborné literatury veřejných knihoven, ČVUT - souborný katalog
- možnost definice více profilů v rámci *.obecniknihovna.cz
- celkem na výběr ze 100 zdrojů, tuzemské a zahraniční
- info na Zdroje a knihovny
- Z39.50
V levém vertikálním menu jsou jednotlivé funkce katalogizace a akvizice
Katalogizace
Bibliografické záznamy
Přístupné přes Katalogizace->Bibliografické záznamy
Význam jednotlivých sloupců:
- SMAZAT:
- slouží k označení záznamu, který může být následně přes tlačítko Smazat vybrané produkty smazán
- mazat jde pouze záznamy, které nemají exempláře (viz popis sloupce exempláře)
- UPRAVIT:
- slouží k úpravě záznamu - popis v další kapitole, Nový bibliografický záznam
- Titul
- ISBN/ISSN
- Exempláře:
- zobrazuje aktuální počet exemplářů v katalogu, pokud nějaký existuje, tak bibl. záznam nelze smazat
- Poslední změna
- datum poslední úpravy záznamu
Po kliknutí na jakýkoliv sloupec dojde k setřídění záznamů dle tohoto sloupce sestupně, na druhé kliknutí vzestupně
Nový bibliografický záznam
Formulář s poli pro tvorbu záznamu. Povinné je pouze pole Titul. Vedle standardních MARC polí jsou zde také další pole:
- Obálka
- je možné nahrát vlastní obrázek
- dá se vyhledávat přes tlačítko GooglePics (pro vyhledávání se přenáší Titul)
- pokud je vyplněno ISBN, tak se nabídne stažení přes Obalkyknih.cz
- Příloha
- je možné k titulu přidat např. pdf s ukázkou atp
- Doporučené
- pokud je zaškrtnuto, tak se titul objeví na titulní straně OPACu při pravém okraji (max. tři tit.)
- Štítky
- definují se ve Správa dat->Štítek
- slouží k speciálnímu označení v katalogu, jako např.:
- nový titul
- oblíbený
- obsahuje cd/dvd
- doporučujeme atp
Akviziční data
V rámci záznamu můžeme přes pole Exempláře zadat akviziční data a přidat příslušné exempláře do katalogu knihovny. Více Akvizice
Sdílená katalogizace
Slouží k přejímání záznamů z externích systémů pomocí Z39.50 protokolu či MARCXML
Z39.50 klient
Pro správnou funkci Z39.50 klienta je nutné definovat spojení na Z39.50 servery v sekci Nastavení systému->Mail,SMS,Z3950 profil. Standardně je možné definovat dva Z39.50 servery, pomocí technické podpory pak libovolný počet.
Pro vyhledávání nejdříve zvolíme Server a také v jaké oblasti chceme vyhledávat: titul, autor, isbn, případně ve všech.
Po vyplnění hledaného termínu zvolíme hledat. Vyčkáme reakce - buď seznamu nalezených titulů, případně oznámení, že nebylo nic nalezeno. Doba reakce může být delší, v závislosti na hledaném termínu. Zobrazí se max. 100 záznamů.
U každého nalezeného titulu je uveden autor a případně ISBN.
Převzetí Z39.50 záznamu
Před vlastním převzetím záznamu máme možnost prohlídnout detail nalezeného záznamu - .
Pokud nalezený záznam obsahuje ISBN, tak se aplikace snaží automaticky doplnit i obálku.
V případě, že záznam vyhovuje, stačí zavřít detail záznamu a zvolit Převzít záznam - .
P2P klient
P2P klient slouží k přebírání záznamů z jiných knihoven používající AKS *.obecniknihovna.cz pomocí MARCXML.
Definici knihoven z kterých chceme záznamy přebírat se provádí v [Nastavení systému].
Knihovní fond
Akvizice
Pokud chcete provést akvizici - přidat exemplář do katalogu knihovny, musíme vybrat patřičný bibliografický záznam, otevřít ho pro editaci a v poli Exempláře zvolit Přidat do KF
V poli Exempláře jsou vidět již existující exempláře a jejich přírůstková čísla.
Akviziční formulář nabízí všechna potřebná pole akvizičních údajů.
Pozn.: uvedená data (objednávky, dodání, vystavení faktury) jsou formátována dle jazyka prohlížeče, tj. pokud budete používat např. českou verzi Chrome, tak data budou zobrazena 31.3.2016.
- Přírůstkové číslo: systém sám napoví první volné, je nutné ho přepsat
- Knihovna/pobočka: zvolíme svoji knihovnu, případně pokud obdržíme exempláře na výměnu ( z jiné knihovny, regionálního fondu), tak zvolíme patřičnou knihovnu - tím se nám exemplář nedostane na přírůstkový seznam naší knihovny.
- Fyzický stav/poškození: zobrazuje se mj. na výpůjčním protokolu pro čtenáře
Veškeré číselníky, tj. Knihovna/pobočka, Oddělení, Tématické dělení, Stav exempláře, Dodavatel, Zdroj, se definují ve [Správa dat].
Po kliknutí na tlačítko uložit se exemplář
- okamžitě objeví v katalogu
- je přidán na přírůstkový seznam
Katalog
Přehled exemplářů knihovny v katalogu lze získat přes Katalogizace->Katalog.
Jde o přehled, který stejně jak u ostatních přehledů v systému, lze třídit podle jednotlivých sloupců a ve kterém lze vyhledávat.
Zobrazit detaily, případně upravit jednotlivé záznamy lze přes ikonu ve sloupci UPRAVIT.
Smazat exemplář je možné - v případě, že se jedná o exemplář z vlastního fondu (ne z výměnného souboru) se tento dostane automaticky na úbytkový seznam.
Katalog / výpůjčky
Jde o přehled aktuálních vypůjčených exemplářů. Opět je možné třídění dle libovolného sloupce.
Přírůstkový seznam
Přírůstkový seznam se tvoří automaticky v rámci akvizice.
Editovat v přírůstkovém seznamu lze pouze pole Poznámka.
Ve sloupci Stav je automaticky zobrazen kontrolní stav exempláře, který může být:
- OK: exemplář je aktivní, tj. je v knihovně
- US: exemplář byl vyřazen, tj. je na úbytkovém seznamu (ve sloupci vpravo by mělo být úbyt. číslo)
- !: chybný stav - exemplář byl v katalogu, ale již není a nemá úbyt. číslo
Přírůskový seznam je také možné komplet exportovat do PDF souboru v následující podobě.
Úbytkový seznam
Poté, co je vlastní exemplář (ne exemplář z výměnného souboru od jiné knihovny) smazán z katalogu, tak se automaticky dostane na úbytkový seznam.
Zde je nutné udat důvod odpisu a případně poznámku.
Tisk čárových kódů
Tisk čárových kódů - etiket na exempláře, probíhá přes PDF soubory. Potřebné etikety lze postupně vybírat a přidávat do tiskové fronty a tisknout až je potřeba, případně až se naplní aspoň jeden řádek etiket ( 4ks).
Nastavení tiskárny
Před vlastním tiskem je potřeba nastavit tiskárnu tak, aby nijak nemodifikovala tisknutý dokument - nezvětšovala či nezmenšovala. Jedině tak bude tisk z PDF přesný a dojde k tisku na střed jednotlivých etiket na A4 archu.
Windows
Nastavení formátu/velikosti tisku u systému Windows je bohužel závislé na daném ovladači tiskárny a liší se tak od výrobce k výrobci.
Jako příklad budiž uveden nastavení tiskárny Xerox Phaser 6010 na Windows 8.
Přes Ovládací panely->Zobrazit zařízení a tiskárny
- Vybereme tiskárnu
- pravým tlačítkem myši otevřeme menu a vybereme Vlastnosti tiskárny
- vybereme Rozvržení
- zkontrolujeme Zmenšení/zvětšení
Linux
Nastavení velikosti tisku na Linuxových systémech je různé dle distribuce.
Zde uvedený příklad platí pro distribuce s prostředím Gnome, např. Ubuntu.
V System settings->Printers' vybereme patřičnou tiskárnu a zkontrolujeme zda není povoleno Scale to fit a zda Scalling je na 100%.
Případně nastavíme přímo při vlastním tisku:
Výběr kódů k tisku
Tisk etiket probíhá ve dvou krocích. V prvním je potřeba vybrat etikety a vložit je do tiskové fronty. V té etikety zůstanou až do jejich smazání.
Tento způsob tisku jednak usnadňuje efektivní využití etiketových archů - dá se pohodlně tisknout po 4 ks, tj. po řádcích a také umožňuje jednoduše tisk opakovat v případě nepodařeného tisku a také pokud chceme např. 2 etikety na exemplář.
Prostým zaškrtnutím sloupce Přidat a potvrzením Přidat do tiskové fronty přidáme příslušné přírůstkové číslo do stávající tiskové sestavy. Počet etiket v sestavě je zobrazen nad tabulkou exemplářů.
Tisková fronta
Po přidání exemplářů do tiskové fronty je možno přistoupit k tisku.
- Nejdříve nastavíme od jakého řádku tiskového archu chceme tisknout - pro případ, že použijeme již částečně využitý arch etiket.
- Tiskneme - vygeneruje se PDF soubor. Podle nastavení prohlížeče přímo do okna, případně jako soubor na dolní lištu
- Následně můžeme frontu smazat, smazat vybrané exempláře, případně tisk opakovat
Jak zmíněno v předchozí kapitole, tisková fronta je stálá, nemaže se např. s odhlášením knihovníka ze systému.
Výměnné soubory
AKS *.obecniknihovna.cz podporu import tzv. výměnných ISO souborů. Pokud tedy Vaše knihovna spolupracuje s nějakým regionálním fondem, případně i s jinou knihovnou, tak je většinou možné danou knihovnu požádat o dodání tzv. ISO souboru, který obsahuje bibliografická a akviziční data zapůjčených exemplářů.
Standardním formátem pro tyto soubory je ISO 2709. Ten může obsahovat informace v normách UNIMARC, MARC21 a kódování znaků např. Win1250, UTF-8... Jak je zřejmé, je toho poměrně hodně, co musí být splněno, aby vůbec nějaký import dat byl možný, nehledě na to, že jednotlivý výrobci AKS systémů si některé z těchto norem vysvětlují po svém.
AKS *.obecniknihovna.cz naštěsí umí ISO2709, umí jak starý UNIMARC, tak nový MARC21 a nemá problém s převáděním zastaralých znakových sad na UTF-8.
Před vlastním importem je potřeba porozumět těmto aspektům
- název mateřské knihovny musí být nadefinován ve Správa dat
- importované exempláře se zařadí do katalogu knihovny pod původními kódy mateřské knihovny
- s exempláři je možné v systému pracovat jako s vlastním fondem (výpůjční protokol, rezervace atp)
- exempláře se samozřejmě nezapisují na přírůstkový seznam
- při vrácení exemplářů je nutné tyto ručně smazat z katalogu ( jde hromadně vybírat přes kód mateřské knihovny)
Aktuálně, krom standardu ISO2709/MARC21/UTF-8, jsou k dispozici importy ze systémů Clavius a Cosmotron.
Import VS Clavius/UNIMARC
Před samotným nahráním ISO souboru nastavíme jméno knihovny (1) odkud soubor pochází ( seznam knihoven se definuje v Správa dat). Zde např. vybereme VF Benešov. Dále vybereme soubor importu a dáme Importovat (2). Systém průběžně informuje o zpracovaných exemplářích - a ve výsledku oznámí celkový zpracovaný počet, který by měl souhlasit s tištěným předávacím protokolem.
Import VS Cosmotron/UNIMARC
Import exemplářů ze systému Cosmotron (např. SVK Kladno) probíhá stejně jako pro systém Clavius, pouze je nutné v levém horizontálním menu zvolit Import VS Cosmotron/UNIMARC
Export dat
Export dat slouží k případnému předávání dat do jiných IT systémů. Data jsou exportována formou CSV souborů s kódováním UTF-8.
Lze nastavit oddělovač jednotlivých polí, způsob uzavření, oddělovač záznamů/řádků, počet záznamů a od jakého záznamu si přejeme exportovat.
Je možné exportovat bibliografická a akviziční data.
Export bibl. záznamů
Export exemplářů
Export akvizičních dat je identický jako u bibliografických, pouze volíme Export exemplářů z levého vertikálního menu v části Katalogizace.