Úvod

Katalogizace - tvorba bibliografických záznamů

zakládání nových záznamů
- má význam pouze u titulů, které nelze nalézt ve sdílené katalogizaci ( SK ČR atp)

přejímání záznamů z jiných systémů
- Z39.50
  - libovolný Z39.50 server kdekoliv na světě
- Jednotná informační brána - JIB (Z39.50)
  - standardní profil v *.obecniknihovna.cz: SK ČR, MZK 01, SK ČR - seriály, SKAT - souborný katalog odborné literatury veřejných knihoven, ČVUT - souborný katalog
  - možnost definice více profilů v rámci *.obecniknihovna.cz
  - celkem na výběr ze 100 zdrojů, tuzemské a zahraniční
  - info na Zdroje a knihovny

V levém vertikálním menu jsou jednotlivé funkce katalogizace a akvizice

Katalogizace

Bibliografické záznamy

Přístupné přes Katalogizace->Bibliografické záznamy

Význam jednotlivých sloupců:

SMAZAT:
- slouží k označení záznamu, který může být následně přes tlačítko Smazat vybrané produkty smazán
- mazat jde pouze záznamy, které nemají exempláře (viz popis sloupce exempláře)
UPRAVIT:
- slouží k úpravě záznamu - popis v další kapitole, Nový bibliografický záznam
Titul
ISBN/ISSN
Exempláře:
- zobrazuje aktuální počet exemplářů v katalogu, pokud nějaký existuje, tak bibl. záznam nelze smazat
Poslední změna
- datum poslední úpravy záznamu

Po kliknutí na jakýkoliv sloupec dojde k setřídění záznamů dle tohoto sloupce sestupně, na druhé kliknutí vzestupně

Nový bibliografický záznam

Formulář s poli pro tvorbu záznamu. Povinné je pouze pole Titul. Vedle standardních MARC polí jsou zde také další pole:

Obálka
- je možné nahrát vlastní obrázek
- dá se vyhledávat přes tlačítko GooglePics (pro vyhledávání se přenáší Titul)
- pokud je vyplněno ISBN, tak se nabídne stažení přes Obalkyknih.cz
Příloha
- je možné k titulu přidat např. pdf s ukázkou atp
Doporučené
- pokud je zaškrtnuto, tak se titul objeví na titulní straně OPACu při pravém okraji (max. tři tit.)
Štítky
- definují se ve Správa dat->Štítek
- slouží k speciálnímu označení v katalogu, jako např.:
  - nový titul
  - oblíbený
  - obsahuje cd/dvd
  - doporučujeme atp

Akviziční data

V rámci záznamu můžeme přes pole Exempláře zadat akviziční data a přidat příslušné exempláře do katalogu knihovny. Více Akvizice

Sdílená katalogizace

Slouží k přejímání záznamů z externích systémů pomocí Z39.50 protokolu či MARCXML

Z39.50 klient

Pro správnou funkci Z39.50 klienta je nutné definovat spojení na Z39.50 servery v sekci Nastavení systému->Mail,SMS,Z3950 profil. Standardně je možné definovat dva Z39.50 servery, pomocí technické podpory pak libovolný počet.

Pro vyhledávání nejdříve zvolíme Server a také v jaké oblasti chceme vyhledávat: titul, autor, isbn, případně ve všech.

Po vyplnění hledaného termínu zvolíme hledat. Vyčkáme reakce - buď seznamu nalezených titulů, případně oznámení, že nebylo nic nalezeno. Doba reakce může být delší, v závislosti na hledaném termínu. Zobrazí se max. 100 záznamů.

U každého nalezeného titulu je uveden autor a případně ISBN.

Převzetí Z39.50 záznamu

Před vlastním převzetím záznamu máme možnost prohlídnout detail nalezeného záznamu - .

Pokud nalezený záznam obsahuje ISBN, tak se aplikace snaží automaticky doplnit i obálku.

V případě, že záznam vyhovuje, stačí zavřít detail záznamu a zvolit Převzít záznam - .

P2P klient

P2P klient slouží k přebírání záznamů z jiných knihoven používající AKS *.obecniknihovna.cz pomocí MARCXML.

Definici knihoven z kterých chceme záznamy přebírat se provádí v [Nastavení systému].

Knihovní fond

Akvizice

Pokud chcete provést akvizici - přidat exemplář do katalogu knihovny, musíme vybrat patřičný bibliografický záznam, otevřít ho pro editaci a v poli Exempláře zvolit Přidat do KF

V poli Exempláře jsou vidět již existující exempláře a jejich přírůstková čísla.

Akviziční formulář nabízí všechna potřebná pole akvizičních údajů.

Pozn.: uvedená data (objednávky, dodání, vystavení faktury) jsou formátována dle jazyka prohlížeče, tj. pokud budete používat např. českou verzi Chrome, tak data budou zobrazena 31.3.2016.

Přírůstkové číslo: systém sám napoví první volné, je nutné ho přepsat
Knihovna/pobočka: zvolíme svoji knihovnu, případně pokud obdržíme exempláře na výměnu ( z jiné knihovny, regionálního fondu), tak zvolíme patřičnou knihovnu - tím se nám exemplář nedostane na přírůstkový seznam naší knihovny.
Fyzický stav/poškození: zobrazuje se mj. na výpůjčním protokolu pro čtenáře

Veškeré číselníky, tj. Knihovna/pobočka, Oddělení, Tématické dělení, Stav exempláře, Dodavatel, Zdroj, se definují ve [Správa dat].

Po kliknutí na tlačítko uložit se exemplář

okamžitě objeví v katalogu
je přidán na přírůstkový seznam

Katalog

Přehled exemplářů knihovny v katalogu lze získat přes Katalogizace->Katalog.

Jde o přehled, který stejně jak u ostatních přehledů v systému, lze třídit podle jednotlivých sloupců a ve kterém lze vyhledávat.

Zobrazit detaily, případně upravit jednotlivé záznamy lze přes ikonu ve sloupci UPRAVIT.

Smazat exemplář je možné - v případě, že se jedná o exemplář z vlastního fondu (ne z výměnného souboru) se tento dostane automaticky na úbytkový seznam.

Katalog / výpůjčky

Jde o přehled aktuálních vypůjčených exemplářů. Opět je možné třídění dle libovolného sloupce.

Přírůstkový seznam

Přírůstkový seznam se tvoří automaticky v rámci akvizice.

Editovat v přírůstkovém seznamu lze pouze pole Poznámka.

Ve sloupci Stav je automaticky zobrazen kontrolní stav exempláře, který může být:

OK: exemplář je aktivní, tj. je v knihovně
US: exemplář byl vyřazen, tj. je na úbytkovém seznamu (ve sloupci vpravo by mělo být úbyt. číslo)
!: chybný stav - exemplář byl v katalogu, ale již není a nemá úbyt. číslo

Přírůskový seznam je také možné komplet exportovat do PDF souboru v následující podobě.

Úbytkový seznam

Poté, co je vlastní exemplář (ne exemplář z výměnného souboru od jiné knihovny) smazán z katalogu, tak se automaticky dostane na úbytkový seznam.

Zde je nutné udat důvod odpisu a případně poznámku.

Tisk čárových kódů

Tisk čárových kódů - etiket na exempláře, probíhá přes PDF soubory. Potřebné etikety lze postupně vybírat a přidávat do tiskové fronty a tisknout až je potřeba, případně až se naplní aspoň jeden řádek etiket ( 4ks).

Nastavení tiskárny

Před vlastním tiskem je potřeba nastavit tiskárnu tak, aby nijak nemodifikovala tisknutý dokument - nezvětšovala či nezmenšovala. Jedině tak bude tisk z PDF přesný a dojde k tisku na střed jednotlivých etiket na A4 archu.

Windows

Nastavení formátu/velikosti tisku u systému Windows je bohužel závislé na daném ovladači tiskárny a liší se tak od výrobce k výrobci.

Jako příklad budiž uveden nastavení tiskárny Xerox Phaser 6010 na Windows 8.

Přes Ovládací panely->Zobrazit zařízení a tiskárny

Vybereme tiskárnu
pravým tlačítkem myši otevřeme menu a vybereme Vlastnosti tiskárny
vybereme Rozvržení
zkontrolujeme Zmenšení/zvětšení

Linux

Nastavení velikosti tisku na Linuxových systémech je různé dle distribuce.

Zde uvedený příklad platí pro distribuce s prostředím Gnome, např. Ubuntu.

V System settings->Printers' vybereme patřičnou tiskárnu a zkontrolujeme zda není povoleno Scale to fit a zda Scalling je na 100%.

Případně nastavíme přímo při vlastním tisku:

Výběr kódů k tisku

Tisk etiket probíhá ve dvou krocích. V prvním je potřeba vybrat etikety a vložit je do tiskové fronty. V té etikety zůstanou až do jejich smazání.

Tento způsob tisku jednak usnadňuje efektivní využití etiketových archů - dá se pohodlně tisknout po 4 ks, tj. po řádcích a také umožňuje jednoduše tisk opakovat v případě nepodařeného tisku a také pokud chceme např. 2 etikety na exemplář.

Prostým zaškrtnutím sloupce Přidat a potvrzením Přidat do tiskové fronty přidáme příslušné přírůstkové číslo do stávající tiskové sestavy. Počet etiket v sestavě je zobrazen nad tabulkou exemplářů.

Tisková fronta

Po přidání exemplářů do tiskové fronty je možno přistoupit k tisku.

Nejdříve nastavíme od jakého řádku tiskového archu chceme tisknout - pro případ, že použijeme již částečně využitý arch etiket.
Tiskneme - vygeneruje se PDF soubor. Podle nastavení prohlížeče přímo do okna, případně jako soubor na dolní lištu
Následně můžeme frontu smazat, smazat vybrané exempláře, případně tisk opakovat

Jak zmíněno v předchozí kapitole, tisková fronta je stálá, nemaže se např. s odhlášením knihovníka ze systému.

Výměnné soubory

AKS *.obecniknihovna.cz podporu import tzv. výměnných ISO souborů. Pokud tedy Vaše knihovna spolupracuje s nějakým regionálním fondem, případně i s jinou knihovnou, tak je většinou možné danou knihovnu požádat o dodání tzv. ISO souboru, který obsahuje bibliografická a akviziční data zapůjčených exemplářů.

Standardním formátem pro tyto soubory je ISO 2709. Ten může obsahovat informace v normách UNIMARC, MARC21 a kódování znaků např. Win1250, UTF-8... Jak je zřejmé, je toho poměrně hodně, co musí být splněno, aby vůbec nějaký import dat byl možný, nehledě na to, že jednotlivý výrobci AKS systémů si některé z těchto norem vysvětlují po svém.

AKS *.obecniknihovna.cz naštěsí umí ISO2709, umí jak starý UNIMARC, tak nový MARC21 a nemá problém s převáděním zastaralých znakových sad na UTF-8.

Před vlastním importem je potřeba porozumět těmto aspektům

název mateřské knihovny musí být nadefinován ve Správa dat
importované exempláře se zařadí do katalogu knihovny pod původními kódy mateřské knihovny
s exempláři je možné v systému pracovat jako s vlastním fondem (výpůjční protokol, rezervace atp)
exempláře se samozřejmě nezapisují na přírůstkový seznam
při vrácení exemplářů je nutné tyto ručně smazat z katalogu ( jde hromadně vybírat přes kód mateřské knihovny)

Aktuálně, krom standardu ISO2709/MARC21/UTF-8, jsou k dispozici importy ze systémů Clavius a Cosmotron.

Import VS Clavius/UNIMARC

Před samotným nahráním ISO souboru nastavíme jméno knihovny (1) odkud soubor pochází ( seznam knihoven se definuje v Správa dat). Zde např. vybereme VF Benešov. Dále vybereme soubor importu a dáme Importovat (2). Systém průběžně informuje o zpracovaných exemplářích - a ve výsledku oznámí celkový zpracovaný počet, který by měl souhlasit s tištěným předávacím protokolem.

Import VS Cosmotron/UNIMARC

Import exemplářů ze systému Cosmotron (např. SVK Kladno) probíhá stejně jako pro systém Clavius, pouze je nutné v levém horizontálním menu zvolit Import VS Cosmotron/UNIMARC

Export dat

Export dat slouží k případnému předávání dat do jiných IT systémů. Data jsou exportována formou CSV souborů s kódováním UTF-8.

Lze nastavit oddělovač jednotlivých polí, způsob uzavření, oddělovač záznamů/řádků, počet záznamů a od jakého záznamu si přejeme exportovat.

Je možné exportovat bibliografická a akviziční data.

Export bibl. záznamů

Export exemplářů

Export akvizičních dat je identický jako u bibliografických, pouze volíme Export exemplářů z levého vertikálního menu v části Katalogizace.

Katalogizace a akvizice

Obsah